Auteursarchief: admin

Een succesvolle vergadering organiseren

In veel beroepen krijg je te maken met vergaderen. Je kunt denken dat vergaderen jaarlijks ontzettend veel geld kost, dat is in feite ook zo. De kunst is om effectief te vergaderen, dit begint eigenlijk al met een goede voorbereiding. In dit artikel worden verschillende stappen beschreven om jouw vergadering zo goed mogelijk voor te bereiden en te organiseren.

Een goede voorbereiding is het halve werk

De sleutel tot effectief vergaderen zit hem in de voorbereiding. Een belangrijke, stellige regel die eigenlijk altijd geldt is; besteed op zijn minst een keer zoveel extra tijd aan de voorbereiding dan de vergadering duurt. Heb je bijvoorbeeld een vergadering van een uur? Zorg dan dat je twee uur hebt om deze vergadering voor te bereiden. Dit is het minimale, meer mag dus altijd.

Zorg voor een ruimte

Bespreek een vergaderruimte binnen het bedrijf, of reserveer een externe vergaderlocatie zoals bijvoorbeeld vergaderlocatie Apeldoorn. Houd er rekening mee dat er genoeg daglicht in de ruimte moet zijn en zorg ervoor dat alles aanwezig is wat je nodig hebt tijdens de vergadering. Denk hierbij aan een projector, computer, internetverbinding, genoeg zitplaatsen, koffie en thee en eventueel lunch of diner.

Het is belangrijk om de deelnemers van te voren in te lichten over de begin- en de einddtijd van de vergadering. Dan hoeven zij niet eerder weg te gaan.

Stel een agenda op

Stel samen met de deelnemers een agenda op. Stel hierbij prioriteiten, begin met de belangrijkste punten en eindig met een rondvraag. Een goede agenda kan verwarring voorkomen en zorgt ervoor dat er structuur in de vergadering is.  Belangrijk is dat alle deelnemers voor de vergadering de agenda hebben gekregen, zo kan iedereen zich goed voorbereiden op te bespreken punten.

 

Andere belangrijke punten

  • Zorg ervoor dat de taken notulist en voorzitter verdeeld zijn voordat de vergadering begint
  • Iedereen moet op tijd een uitnodiging voor de vergadering krijgen
  • Het is belangrijk dat elk agendapunt opgelost wordt
  • Zorg dat er genoeg pauzes zijn zodat iedereen even zijn gedachten kan verzetten
  • Het afsluiten van een vergadering is net zo belangrijk als het starten van een vergadering

Administratief medewerker

Wil je een administratieve opleiding gaan volgen of gaan werken op een administratieve afdeling? Dan is een administratief medewerker opleiding misschien wel iets voor jou. Als administratief medewerker kun je binnen alle bedrijven en instellingen met een afdeling administratie werken.

Op de afdeling administratie werk je onder leiding van een teamleider. Je werkzaamheden zijn uitvoerend, je verricht eenvoudige, ondersteunende werkzaamheden uit. Je hebt als medewerker administratie veel contact met collega’s en klanten.

Werkzaamheden administratief medewerker

Wanneer je werkzaam bent als administratief medewerker heb je vaak geen routine in je dag. Je hebt elke dag andere ondersteunende werkzaamheden die je van je teamleider toegewezen krijgt. Vaak gaat het om ad-hoc werk.

Als administratief medewerker ondersteun je een manager, teamleider of andere leidinggevende. Als medewerker op de afdeling administratie leg je verantwoording af aan degene voor wie je werkt.

Competenties

Om aan de slag te gaan als administratief medewerker wordt er vaak een MBO niveau 4 diploma gevraagd. En het is belangrijk dat je over een aantal competenties beschikt:

Communiceren

Het is belangrijk om communicatief vaardig te zijn als administratief medewerker omdat je veel contact met klanten en collega’s hebt. Het is belangrijk dat je de uitleg van je werkzaamheden dagelijks goed oppakt en tegelijkertijd dat je je werk ook weer goed overdraagt aan de eindverantwoordelijke. Vooral het klantcontact is belangrijk, want je bent toch soort van het visitekaartje van je bedrijf.

Accuratesse

Een administratief medewerker verricht ondersteunde werkzaamheden. Eigenlijk help je anderen met het uitvoeren van hun werk. Het is dus belangrijk dat je je werkzaamheden accuraat uitvoert zodat er na afloop niet nog iemand nodig is om jouw werk te controleren.

Plannen

Omdat je werkzaamheden niet in een tijdsschema gezet kunnen worden is het soms lastig om van te voren dingen in te plannen. Je neemt werk van anderen uit handen, hiervoor moet je goed kunnen schakelen en kunnen plannen wat de eerste prioriteit heeft.

Carrièremogelijkheden

In sommige bedrijven zijn er doorgroeimogelijkheden voor een administratief medewerker, maar dit is per bedrijf of instelling verschillend.

De salarisindicatie voor een administratief medewerker ligt tussen de €1650 en €2600 bruto per maand. Dit is afhankelijk van leeftijd, ervaring en invulling van de functie.

 

De wereld van internet marketing

Internet marketing wordt ook wel online marketing genoemd. Internet marketing kun je kort en bondig omschrijven. Het is namelijk het vermarkten van producten of diensten via internet. Internet marketing bestaat uit verschillende onderdelen, maar alles wat eraan bijdraagt om je online naamsbekendheid te vergroten kan gezien worden als internet marketing.

Door de toename van het gebruik van internet is online marketing niet meer weg te denken uit een marketingmix.

 

Vormen van internet marketing

Internet marketing bestaat uit een aantal verschillende vormen. Het design, de content, de technische achtergrond, het adverteren en het verkoopproces zijn allemaal aspecten die van belang zijn om jouw product of dienst succesvol in de (online) markt te zetten. Een belangrijk onderdeel van internet marketing in SEO, waarbij je je richt op goede posities binnen zoekmachines. Om de juiste strategie te bepalen is het belangrijk om te weten welke vormen van online marketing er zijn, daarom hier een aantal voorbeelden:

  • Affiliate marketing
  • E-mail marketing
  • Newsletter marketing
  • SEO
  • SEA
  • Social media
  • Interactieve marketing
  • Viral marketing
  • Online advertenties

Voordelen online marketing

Internet marketing biedt vele voordelen ten opzichte van offline marketing:

  • Internet is stukken goedkoper dan het inzetten van offline marketing instrumenten
  • Via internet kun je de gewenste doelgroep makkelijker bereiken. Je doelgroep is zeker op internet te vinden en elke website trekt zijn eigen doelgroep aan. Je kan dit vergelijken met verschillende televisie zenders of verschillende tijdschriften.
  • Er wordt heel veel gebruik gemaakt van internet, vaak is internet ook een stuk laagdrempeliger om te gebruiken. Via internet kun je ook het gedrag meten van de klanten/doelgroep en hierdoor kun je goed inspelen op de behoefte van de klant.
  • Internet marketing is een goede toevoeging aan je huidige marketingstrategie.
  • Internet marketing is een goedkope manier van marketing en heel geschikt om je website vindbaar te maken en op de juiste manier neer te zetten.
  • De resultaten van online marketing zijn goed te meten, hierdoor is het mogelijk om in te spelen op het online gedrag van de doelgroep en het geeft je de mogelijkheid om je website te verbeteren.
  • Een belangrijk en tevens groot onderdeel van internet marketing is de zoekmachineoptimalisatie. Met de juiste zoektermen komt je doelgroep eerder bij jouw site terecht. Het is dus belangrijk om de juiste zoektermen te kiezen en in te spelen op de zoekmachine. Je kan hier zelf mee aan de slag gaan, maar je kan ook kijken naar de mogelijkheden bij een internet marketing bureau.

Wat is applicatie ontwikkeling?

Een term als applicatie ontwikkeling komt op de dag van vandaag veel voor en je ziet regelmatig vacatures waar ze vragen om een applicatie ontwikkelaar. Voor de jongere generatie is het begrip applicatie ontwikkeling niets nieuws, maar voor de wat oudere generatie kan het soms onduidelijk zijn wat een applicatie ontwikkelaar doet. In dit artikel lees je meer over applicatie ontwikkeling, het gebruik van applicaties en voor wie het een passend beroep is.

Wat doet een applicatie ontwikkelaar?

Een applicatie ontwikkelaar ontwikkelt en onderhoudt nieuwe apps. Een app is eigenlijk een toepassing die gebruikt kan worden om processen makkelijker te maken. De applicatie ontwikkelaar bouwt applicaties op basis van een technisch en functioneel ontwerp. In het functionele ontwerp staat wat de app moet doen, en wat er gebeurd als je op een bepaalde knop klikt. Er staat ook in beschreven hoe de schermen eruit zullen zien. In het technische ontwerp is de technische kant van de applicatie uitgedacht. Bijvoorbeeld waar er in gebouwd dient te worden, hoe snel het programma moet reageren en hoe de database eruit ziet.

Een applicatie ontwikkelaar is analytisch, probleemoplossend en heeft een gedegen kennis van programmeren, besturingssystemen en ontwikkeltechnieken. De applicatieontwikkelaar werkt vaak aan tijdelijke projecten en voert de werkzaamheden uit volgens de regels van het project. Samenwerken en tijdsdruk zijn belangrijk in het werk van een applicatie ontwikkelaar.

Applicaties zijn er om processen makkelijker te maken. Veel dingen gingen vroeger handmatig, maar zijn met de komst van de applicaties gedigitaliseerd en een stuk makkelijker geworden. Door het gebruik van applicaties wordt er veel tijd gewonnen in het bedrijfsleven.

This entry was posted in ICT by .

Backoffice steeds vaker opgevuld door HBO’ers

De laatste jaren zijn steeds meer MBO posities opgevuld door jongeren die een HBO studie gevolgd hebben.  Dit kwam vooral door de ruimte op de arbeidsmarkt.  Veel bedrijven kiezen daardoor voor jongeren die uit het HBO gestroomd worden

Belang van de back office

Door veel mensen wordt het belang van de Back Office nog steeds onderschat. Ze zijn echter de drijvende peiler achter het aansturen van de salesmensen.  De telefonisten zijn actief bezig met klachtenafhandeling, acquisitie en contact met zakenrelaties. Door deze werkzaamheden kan de frontoffice (buitendienst) zich volledig richten op de communicatie met klanten.

Communicatie

Steeds meer wordt er gebruik gemaakt van communicatie via internet. Van social media tot een email. Toch blijft het belang van bellen groot. Het geeft een directere sfeer en zorgt vaak voor een hogere mate van acquisitie dan bijvoorbeeld een mailinglist.  Daarnaast is het gemakkelijker kansen te herkennen in een telefoongesprek. Een telefoniste is vaak getraind om deze kansen te herkennen.

Complexer

Door de komst van internet en andere vormen van communicatie is de gemiddelde baan in de back office gecompliceerder geworden. Er zijn meerdere vormen van communicatie die zich op verscheidene manieren uiten. Daarnaast wordt er door reorganisatie vaak verwacht dat een personeelslid meerdere functies invult.

Klanten werven

Er zijn vandaag de dag erg veel verschillende manieren om nieuwe klanten te werven. Het werven van nieuwe klanten is voor elk bedrijf erg belangrijk. Dit komt omdat elk bedrijf natuurlijk meer geld wilt verdienen. Eén van de vele mogelijkheden om nieuwe klanten te werven is bijvoorbeeld telefonische acquisitie. Telefonische acquisitie werd vroeger vooral gebruikt om de verkoop te stimuleren maar deze methode kan natuurlijk ook gebruikt worden om nieuwe klanten te werven. Het voordeel van telefonische acquisitie is dat u direct contact heeft met de klant, waardoor u dus op zijn vragen direct kunt reageren.

Helaas is het heel erg lastig om te zeggen wat het resultaat van telefonische acquisitie is. Uiteindelijk wilt natuurlijk elke ondernemer dat er leads aangeleverd worden die daadwerkelijk ook klant bij u worden. Binnen verschillende callcenters word vaak een belscript gebruikt waaraan de beller zich moet houden. Een belscript kan zeker weten handig zijn maar het moet niet de overhand nemen. Het is beter dat de medewerker van het callcenter zelf aanvoelt welke kant het gesprek op gaat en hierop inspeelt.

Houd vooral de behoeften en wensen van de klant centraal, teveel bedrijfstermen schrikken een potentiële klant af. Een afspraak maken voor een vervolgafspraak zou een goed doel zijn voor telefonische acquisitie. Zo kan uiteindelijk het bedrijf en de afdeling die zich echt met het onderwerp bezig houdt, de klant overtuigen en binnen halen.

 

warning

Heldere communicatie voor een veilige werkomgeving

Een veilige werkomgeving is voor iedere werknemer belangrijk. Helaas blijkt het in de praktijk soms lastig te zijn om de wet- en regelgeving rondom veiligheid na te leven. Veel werkgevers zijn wel op de hoogte van de wet- en regelgeving rondom veiligheid, maar doen er verder weinig mee. Stap 1 om de veiligheid te vergroten is heldere communicatie.

Communicatie

Heldere communicatie kan bijdragen een veilige werkomgeving. Het begint al bij het inwerken van personeel. Wanneer er tijdens de inwerkperiode gekeken wordt naar de veiligheidsregels binnen het bedrijf zullen de meeste werknemers deze ook navolgen. Naast de inwerkperiode is het belangrijk om regelmatig een bijeenkomst te houden over veiligheid binnen het bedrijf. Daarnaast is het belangrijk om brandblussers, nooduitgangen etc. goed aan te duiden met een bord. Voor iedere machine dient een veiligheidsprotocol ter inzage te zijn, waar de regels instaan betreft het veilig bedienen van de machine.

Preventiemedewerker

Voor een bedrijf met meer dan 15 werknemers is het verplicht om een preventiemedewerker in dienst te hebben. Een preventiemedewerker richt zich op veiligheid, gezondheid en welzijn van de werknemer. De taak van de preventiemedewerker is het geven van adviezen en het zoeken naar oplossingen met betrekking tot preventie, het organiseren van veiligheidstrainingen, daarnaast is deze medewerker het aanspreekpunt voor overheidsdiensten als Arbeidsinspectie en Arbodienst.

Online marketing strategie

Een website is het visitekaartje van je onderneming, een goede website is dus een must voor elke onderneming. Echter is het ook erg belangrijk om gevonden te worden op internet. Een website alleen is niet genoeg, er moet ook nagedacht worden over de online marketing strategie. Hiervoor kun je een online marketingbureau inschakelen. Je doelgroep bevindt zich op internet en zijn op zoek naar specifieke diensten of specifieke informatie over producten. Door zoekwoordenmarketing in te zetten kun je hoger gaan scoren in Google. Op deze manier trek je meer gerichte bezoekers naar je website. Er valt winst te halen door in te spelen op het zoekgedrag van je doelgroep. Probeer je concurrenten hier ook altijd een stapje mee voor te blijven en blijf bezig met online marketing.

Onderdelen online marketing

Er zijn verschillende onderdelen waaronder online marketing ingedeeld kan worden. Voor elke branche of onderneming kan een andere aanpak nodig zijn om het gewenste resultaat te bereiken. Dit is ook geheel afhankelijk van de doelstelling van de onderneming. Online marketing kan opgesplitst worden in verschillende onderdelen:

  • Zoekmachine marketing
  • Online Advertising
  • E-mail marketing
  • Conversie Optimalisatie
  • Social Media Marketing

Je kan wel stellen dat zo goed als alle online zoekopdrachten gaan via zoekmachines. In Nederland maakt het overgrote deel van de internetters gebruikt van de zoekmachine Google. Het is dus van groot belang voor (online) ondernemers om goed gevonden te worden in Google. Om goede posities te behalen in Google kan je zoekmachine martketing inzetten. Dit kan bestaan uit website optimalisatie en linkbuilding. Daarnaast is er de mogelijkheid voor online advertising, hierbij kun je denken aan Google Adwords, je betaalt hier per klik. Met Adwords ga je voor direct resultaat, bij website optimalisatie ga je aan de slag voor de langere termijn. Dit kost dan ook een aantal maanden voordat je resultaat gaat zien. Dit is natuurlijk maar een klein onderdeel van wat je kan doen om meer bezoekers naar je website te trekken. Er zijn ook advertentiemogelijkheden, e-mailmarketing en de inzet van social media, met name Facebook, is niet meer weg te denken uit elke online marketing strategie.

Met welke leidinggevende werk jij graag?

In elk bedrijf en op elke afdeling zijn er leidinggevenden. De meeste werknemers zijn ook wel bekend met verschillende stijlen van leidinggeven. Natuurlijk is het per branche en per team verschillend welke manier van leidinggeven het beste werkt, maar met wat voor type leidinggevende werk jij graag samen? Heb jij juist veel of weinig sturing nodig? Vind jij het fijn om mee te beslissen of juist niet? Iedereen heeft een persoonlijke voorkeur wat betreft de manier van leidinggeven.

Verschillende stijlen van leidinggeven

Er zijn een aantal verschillende stijlen van leidinggeven, die worden hieronder kort beschreven.

De autoritaire stijl is een manier van leidinggeven waarbij de leidinggevende alles op zijn manier doet. Er wordt niet overlegd, de leidinggevende vertelt de medewerkers wat er moet gebeuren en zij moeten de werkzaamheden zoals vertelt uitvoeren. De leidinggevende legt geen verantwoordelijkheid af tegenover zijn collega’s.

De democratische stijl is eigenlijk het tegenovergestelde van de autoritaire stijl van leidinggeven. Bij de democratische stijl wordt er veel vergaderd, de taken worden eerlijk verdeeld en er wordt naar iedereen geluisterd. Je kan wel zeggen dat dit een coachend leiderschap is. Er wordt op een coachende manier omgegaan met de werknemers en iedereen is gelijk.

De consulterende stijl zit eigenlijk tussen de democratische en autoritaire stijl in. Er wordt goed samengewerkt tussen het team en de leidinggevende. De leidinggevende luistert naar de meningen van de werknemers en neemt beslissingen na overleg met het team.

De laissez-faire stijl, letterlijk vertaald ‘laten doen’, is een stijl van leidinggeven waarbij de leidinggevende geen leiding geeft of de werknemers ondersteund. De werknemers nemen zelf initiatief en eigenlijk is er geen leidinggevende op de werkvloer. Dit kan goed werken wanneer het team er al lang werkt en iedereen doet zijn eigen ding, maar het kan ook heel negatief uitpakken. Wanneer werknemers de kantjes ervan af lopen zal er toch ingegrepen moeten worden.

Wat past bij jou?

Met wat voor leidinggevende werk jij het liefst? Houd je ervan om te luisteren naar iemand? Ben je liever helemaal zelf verantwoordelijk, of werk je juist graag samen? Aan iedere stijl zitten wel voor- en nadelen, maar het gaat erom wat jij fijn vindt. En als je zelf ooit leidinggevende wordt, is het belangrijk om na te denken welke stijl bij jou past? Wil je graag dat je collega’s naar jou luisteren of wil je samenwerken met ze?

 

Feel free to use this image just link to www.rentvine.com

De salarisadministratie

De salarisadministratie kan een hoop zorgen met zich meebrengen, want dit is echt een vak apart. Het handboek loonheffingen is praktisch even dik en uitgebreid als het handboek ondernemen. De salarisadministratie van een bedrijf neemt veel tijd in beslag en je zou je echt helemaal in moeten lezen om dit op een correcte manier uit te kunnen voeren. Je kan je verdiepen in de salarisadministratie door een cursus of opleiding te volgen, maar ook door zelf alle informatie op te zoeken uit boeken en van het internet. Het is ook mogelijk om de salarisadministratie uit te besteden. Op deze manier bespaar je je een hoop tijd voor de voorbereidingen, maar ook een hoop stress om alles maandelijks op tijd geregeld te hebben. Wanneer de salarisadministratie uitbesteed wordt is je personeel officieel niet meer in dienst bij jouw bedrijf, natuurlijk blijven  ze wel dezelfde werkzaamheden verrichten en zal er in feite weinig veranderen.

 

Voordelen

Je hoeft je niet helemaal in te lezen als salarisadministrateur, of iemand in dienst nemen die dit voor je kan doen. Daarnaast weet je zeker dat de salarissen en aangiftes altijd op tijd zijn en daar hoef je je zelf niet meer mee bezig te houden, waardoor er meer tijd over blijft voor je eigen werkzaamheden. Wanneer het personeel vragen heeft over het salaris of de salarisstrook kun je ze doorverwijzen naar de desbetreffende partij. Zelf kun je ook altijd met vragen terecht bij de salarisadministrateur, voor bijvoorbeeld zaken als loonheffing.